Aplicación para el cálculo de series de vacaciones y sustitutos

El reto

El cliente, una conocida empresa de handling, desde su departamento de RRHH requieren una herramienta que les permita automatizar el proceso de selección de trabajadores para realizar los turnos que quedan vacantes en los periodos de vacaciones (Semana Santa, verano, Navidad), siendo el principal objetivo optimizar en términos de coste y eficiencia tanto la agrupación de ausencias como la asignación de sustitutos para cubrirlas.

El objetivo de la primera fase es automatizar en la mayor medida posible el proceso de cálculo de series (grupos de ausencias que pueden ser cubiertas por un mismo sustituto) para que no suponga una carga de trabajo tan alta para el personal de RRHH.

Así lo hicimos

En una primera fase, la aplicación es utilizada por un único perfil de Selección de RRHH, quienes son las personas que van a servirse de la herramienta para agrupar vacantes y seleccionar a los trabajadores necesarios para cubrirlas.

La aplicación tiene tres fases diferenciadas:

1. Gestión de vacaciones y configuración de requisitos de suplentes (responsabilidad de los gestores). Los gestores de Operaciones envían a RRHH los Excel rellenos con las vacaciones de los empleados y características de los posibles sustitutos.

2. Flujo de cálculo y optimización de sustitutos (responsabilidad de Selección RRHH).

3. Envío automático de solicitudes de contratación a otra herramienta interna que se encarga de gestionar las contrataciones. La aplicación ayuda a calcular las series de sustitutos para los Excels que envían desde Operaciones, los cuales se pueden visualizar con las cargas que ya se hayan realizado en la aplicación. Además, permite cargar un nuevo Excel donde se muestra la información, para comprobar que los datos son correctos.

Tras la comprobación es posible iniciar el proceso de cálculo de series, el cual consta de dos fases:

• Cálculo de series a cubrir: el motor toma los datos del Excel, y optimiza las vacaciones para que sea necesario el menor número de sustitutos para cubrirlas. El resultado es un conjunto de bloques de días de vacaciones sobre un calendario con posibilidad de editar, por si existiesen casos que el motor no contemple.

Algunos de los criterios que sigue el motor para juntar vacaciones son los siguientes:

- Que las vacaciones sean de empleados que trabajen en el mismo centro o en un centro cercano (radio de kilómetros)

- Que las vacaciones sean de empleados de la misma categoría profesional o una compatible.

- Que las vacaciones no se solapen, es decir, que sean compatibles por fechas y/o horarios (en función de si son puestos a jornada completa o parcial).

• Asignación de sustitutos para las series: se cargan datos de sustitutos a partir de un Excel, directamente desde la aplicación, o también se podrán recuperar del catálogo de sustitutos que ya tenga cargados la aplicación.

Volviendo al proceso de asignación de sustitutos para las series, estarán por un lado las series calculadas, y por otro los sustitutos que se han cargado.

Y de una forma visual se asignan sustitutos a las series, que quedarán cubiertas. Con los datos de disponibilidad de cada sustituto, la aplicación propondrá la sustitución óptima y será posible editar las acciones para finalmente confirmar los sustitutos.

4 Flujo de contratación de sustituto (responsabilidad de Administración RRHH).

El usuario podrá obtener un Excel en el formato especificado por el cliente con los datos de las series y sustitutos. Además, las solicitudes de contratación, previamente revisadas, se enviarán automáticamente a la API de una herramienta interna que se encarga de gestionar las contrataciones.

El resultado

Gracias a esta aplicación, realizada con Spring Boot en la parte del backend y Vue en la parte frontend, podemos realizar de forma eficiente y rápida tareas de cálculos de series de vacaciones y asignación de sustitutos para cubrirlas.

Además se pueden realizar otras acciones relacionadas como la carga de nuevas series o sustitutos, la edición o el borrado de dichos registros, así como el ajuste manual de series o la confirmación de sustitutos para su posterior contratación.